Microsoft Teams
مشكلة الاسترجاع نفسها الموجودة في أي منصة محادثة، لكن داخل المستأجر الذي تشغّله أغلب المؤسسات السعودية أصلاً.
مشكلة الاسترجاع نفسها الموجودة في أي منصة محادثة، لكن داخل المستأجر الذي تشغّله أغلب المؤسسات السعودية أصلاً.
ماذا يحمل Microsoft Teams، ولماذا يهمّ ذلك هنا
حيث تكون المؤسسة موحّدة على مايكروسوفت، تكون هذه المنصة عادةً مكان النقاش الداخلي — ومكان تعذّر إيجاده. والديناميكية هي نفسها في أي أداة محادثة: ما تقرر موجود في محادثة، والمحادثة ضاعت.
والميزة على ربط منصة منفصلة أن الهوية محسومة سلفاً. فالمستأجر نفسه الذي يحكم من يفتح ملفاً يحكم من يقرأ قناة، فيرث المساعد نموذج صلاحيات واحداً بدل التوفيق بين اثنين.
ويسري التحفظ نفسه: العضوية تقرر ما يمكن أن تستند إليه أي إجابة، والدردشات الخاصة خارج النطاق. الناس يتحدثون بطريقة مختلفة في قناة خاصة، والأداة التي تتجاهل ذلك أساءت فهم ما مُنحت الوصول إليه.
- رسائل القنوات — ضمن الفرق التي ينتمي إليها السائل.
- المحادثات — المنطق لا النتيجة وحدها.
- الملفات المشاركة في القناة — داخل الحد نفسه.
- محاضر الاجتماعات — حيث تحفظونها في القناة.
- الهوية — موروثة من المستأجر لا محفوظة على حدة.
أسئلة يجيب عنها Elbi من قنوات Teams
ما الذي تقرر هنا؟
المحادثة، ضمن فرق السائل نفسه.
هل ظهر هذا من قبل؟
نقاش سابق بدل السؤال مجدداً.
أين ذلك المستند؟
الملفات المشاركة، ضمن الصلاحيات نفسها.
من يعمل على هذا؟
ما يُظهره سجل القناة.
ماذا خرج من ذلك الاجتماع؟
المحاضر، حيث تُحفظ في القناة.
أي فريق يملك هذا؟
توجيه، فيُسأل السؤال مرة واحدة.
كيف يقرأ Elbi من Microsoft Teams
- القنوات لا الدردشاتيقرأ Elbi الرسائل في قنوات الفرق التي تختارونها. أما الدردشات الفردية والجماعية ودردشات الاجتماعات فتبقى خارج النطاق، فيقتصر الاتصال على الجزء الذي يتعامل معه الناس أصلاً بوصفه مشتركاً.
- الوصول عبر مستأجركمتجري القراءة عبر Microsoft Graph بتسجيل تطبيق في مستأجر Entra لديكم، وبأذونات قراءة يمنحها مسؤولكم ويستطيع مراجعتها في أي وقت.
- العضوية تُفحص على مستوى القناةعضوية الفريق ليست القصة كلها. فالقنوات الخاصة لها عضويتها داخل الفريق، والقنوات المشتركة قد تضم أشخاصاً من فرق أو مؤسسات أخرى. ولا تستند الإجابة إلا إلى القنوات التي ينتمي إليها السائل.
- الملفات تتبع قواعد SharePointالملفات المنشورة في القناة تُحفظ في موقع SharePoint الخاص بالفريق، والملفات المشاركة في الدردشات تُحفظ في OneDrive لدى مرسلها. وملفات القنوات يُجاب منها بالصلاحيات نفسها التي تحكم أي وثيقة في SharePoint.
- النقاش يُقرأ كاملاًالرد لا يعني الكثير دون الرسالة التي يجيب عنها. لذلك تستند الإجابة إلى سلسلة الردود كاملة، فتُفهم عبارة «اتفقنا على التأجيل» مع ما أُجّل ومن اتفق عليه.
- النشر معطّل ما لم تفعّلوهافتراضاً يقرأ Elbi فقط. والنشر في القنوات إذن منفصل لا يُفعَّل إلا إن رأيتم له غرضاً واضحاً.
النطاق والتحكم في اتصال Teams
الاتصال للقراءة افتراضاً: تُقرأ رسائل القنوات وملفاتها للإجابة عن الأسئلة، ولا يُنشر شيء ولا يُعدَّل ولا يُحذف ما لم تفعّلوا النشر لغرض محدد.
وعضوية القنوات، بما فيها الخاصة والمشتركة، هي ما يحدّد ما تستند إليه كل إجابة. والدردشات مستبعدة كلياً.
وتسجيل التطبيق واعتماده في مستأجر Entra لديكم. فأنتم من يغيّر الاعتماد، ويُخرج فرقاً من النطاق، أو يسحب الموافقة، وكل تغيير يسري دون الرجوع إلينا.
ولا تُصنع نسخة من محتوى Teams؛ الرسائل تُقرأ للإجابة عن السؤال الماثل. ومحتوى محادثات Elbi نفسها يُتلف خلال 24 ساعة، وفي الغالب عند انتهاء المحادثة، ولا تطّلع عليه أي خدمة ذكاء اصطناعي خارجية. ويمكن تسجيل كل استعلام — أي قناة قُرئت، ولأي سائل، وفي أي محادثة — إلى جانب سجلات التدقيق التي يحتفظ بها Microsoft Purview لمستأجركم.
وإذا تعذّر الوصول إلى Teams، يقول Elbi إنه لا يستطيع مراجعة القناة، ولا يعيد بناء نقاش من الذاكرة.
ما الذي يحلّ محلّه هذا
ما يحلّ محلّه هذا هو السؤال المتكرر نفسه — يُطرح في قناة فلا يُجاب، ثم يُطرح في مكان آخر، ثم يجيبه من الذاكرة من كان حاضراً.
ويقلّص هدراً محدداً في استقبال الموظفين الجدد، حيث يحتاج القادم الجديد سياقاً موجوداً فعلاً لكنه موزّع على محادثات لا يستطيع البحث فيها بكفاءة. وهذه مشكلة استرجاع، ويستحق حلّها دون مطالبة أحد بكتابة مستند جديد.
ولا يحلّ محلّ التوثيق، ولا ينبغي. السياسة مكانها المواد المعتمدة؛ والدردشة دليل على محادثة. والفصل بينهما هو ما يمنع المساعد من الاستشهاد بملاحظة عابرة كأنها قاعدة.
من يستفيد أكثر من ربط Teams
البيئات المايكروسوفتية
مستأجر واحد ونموذج صلاحيات واحد بلا قائمة هوية ثانية.
فرق المشاريع
قرارات مع النقاش الذي أنتجها.
الدعم
ما قيل للعميل، حيث قيل.
الموظفون الجدد
سياق موجود لكنه غير موثّق.
التشغيل
تحديثات نُشرت مرة ثم اختفت.
تقنية المعلومات
أسئلة متكررة أقل تصل إلى العدد القليل نفسه.
كيف تستفيدون من ربط Teams
ابدؤوا بفريق واحد تحمل قنواته قرارات يحتاجها الناس لاحقاً — فريق مشروع، أو فريق تشغيل، أو قناة دعم تقني داخلية — ويوافق أعضاؤه على التجربة. وأول الأسئلة النافعة عادةً «ماذا قررنا بشأن…» و«هل تعامل أحد مع هذا من قبل»، وهي أسئلة تنتهي اليوم بالتمرير الطويل أو بالسؤال من جديد.
ويأتي استقبال الموظفين الجدد بعد ذلك. فالقادم الجديد يحتاج السياق الذي يقف خلف العمل الجاري، وهو موجود في نقاشات لم يكن طرفاً فيها. والقدرة على السؤال عن مصدر قرار ما، ورؤية النقاش الذي أنتجه، تختصر مرحلة السؤال هنا وهناك التي يعدّها أغلب الناس أمراً طبيعياً.
وأبقوا السياسات خارج ذلك. فإذا اختلفت رسالة في قناة مع وثيقة معتمدة، فالوثيقة هي المرجع. وTeams يُربط إلى جانب مصادر السياسات لا بدلاً منها.
ما الذي يتطلبه ربط Microsoft Teams
- اختيار الفرق والقنواتسمّوا الفريق الأول، وقرّروا هل تُضمّ قنواته الخاصة. فالبدء الضيق يُبقي المراجعة قصيرة والتوقعات واضحة.
- إبلاغ الأعضاءيكتب الناس بطريقة مختلفة حين يعرفون أن القناة قد تُستخدم للإجابة عن أسئلة زملائهم. ورسالة قصيرة إلى الفريق قبل الإطلاق إنصاف لهم وفائدة للمشروع.
- منح صلاحية القراءةيسجّل مسؤولكم التطبيق ويمنح أذونات القراءة للفرق المختارة، وتبقى قائمة الأذونات ظاهرة وقابلة للمراجعة في مستأجركم.
- حسم الملفات ومحاضر الاجتماعاتملفات القنوات تأتي من موقع SharePoint الخاص بالفريق، أما محاضر الاجتماعات ونصوصها المفرّغة فتتبع المكان الذي تحفظها فيه مؤسستكم. ويُضمّ كل منها عن قصد.
- الاتفاق على معاملة الضيوفالضيوف، والأشخاص من مؤسسات أخرى في القنوات المشتركة، يرون ما تسمح به عضويتهم في Teams. فقرّروا هل يحقّ لهم استخدام Elbi أصلاً قبل أن يكتشفوا ذلك بالسؤال.
- الاختبار برسائل معدّلة ومحذوفةعدّلوا رسالة واحذفوا أخرى وأخرجوا شخصاً من قناة خاصة، ثم تأكدوا أن الإجابات تعكس القناة كما هي الآن.
رسائل القنوات ونظام حماية البيانات الشخصية
رسائل القنوات مليئة ببيانات شخصية عن غير السائل: زملاء تُذكر أسماؤهم في النقاش، وعملاء بأسمائهم، وأرقام هواتف لُصقت في المحادثات، وملاحظات شخصية أحياناً. وبحسب نظام حماية البيانات الشخصية، فاستخدام هذه الرسائل للإجابة عن سؤال شخص آخر معالجة، ومن كتبوها أصحاب بيانات أيضاً.
ولهذا تكتسب الشفافية هنا أهمية تفوق أغلب الاتصالات. ينبغي أن يعرف الموظفون أي الفرق مربوطة ولأي غرض، والفرق التي تناقش أفراداً بعينهم — عملاء أو موظفين أو قضايا — لا تُربط إلا حين يبرّر الغرض ذلك بوضوح.
وسياسات الاحتفاظ والحذف في Microsoft Purview تبقى هي الحاكمة على Teams نفسه. وقراءة رسالة للإجابة عن سؤال لا تطيل عمرها: فإذا حُذفت بموجب سياستكم لم تعد متاحة للإجابة منها.
كيف يتعامل Copilot والأدوات الأخرى مع Teams
يلخّص Copilot في Teams، وهو جزء من Microsoft 365 Copilot، الدردشات ونقاشات القنوات والاجتماعات للمستخدم المرخّص وضمن وصوله هو. ولمتابعة المرء محادثاته واجتماعاته الخاصة، فقد صُمّم لهذه المهمة تحديداً.
أما اتصال Elbi بـ Teams فأضيق عن قصد: القنوات فقط، بلا دردشات خاصة، وإجابات مستمدة من معرفة الفريق المشتركة لا من محادثات شخص بعينه. ويناسب عادةً المؤسسات التي تريد مساعداً واحداً يجيب من Teams ومن الوثائق المعتمدة ومن أنظمة أخرى، مع خط فاصل واضح بين النقاش والسياسة.
والطريقة المألوفة الأخرى تصدير القنوات إلى ويكي أو قاعدة معرفة. والنتيجة أكثر ترتيباً، لكن أحداً يجب أن يعدّها، والتصدير يبدأ بالتقادم منذ يوم إنشائه.
ما الذي يتغيّر مع ربط Teams
أسئلة متكررة
نعم، وهذا هو المقصود. المستأجر يحكم أصلاً من يقرأ ماذا، والمساعد يرث ذلك بدل أن يحتفظ برأيه الخاص فيه.
لا. المحادثات الفردية والجماعية خارج النطاق، وننصح بإبقائها كذلك.
نعم، ونقترحه. النطاق الأول الضيق يجعل المراجعة مباشرة.
فقط إن فعّلتم ذلك. القيمة في القراءة.
لا نسخة تُصنع. المحتوى يُقرأ للإجابة عن السؤال الماثل.
لا ينبغي، وافتراضاً لا يفعل. السياسة تأتي من مستنداتكم المعتمدة؛ ورسالة القناة محادثة لا قاعدة.
اعثروا على ما قررته فرقكم من قبل
Elbi يجيب من قنوات Teams، بالعربية والإنجليزية، ضمن العضوية التي يفرضها مستأجركم أصلاً.